Аутсорсинг ВЭД [задачи, преимущества, нюансы]

В рамках данной статья я бы хотела поговорить об аутсорсинговых услугах и об их применимости в сфере внешнеэкономической деятельности (далее — ВЭД). Что же такое аутсорсинг? Как Вы знаете, это передача организацией на основании договора определённых видов или функций своей деятельности другой компании, действующей в нужной области. В случае с ВЭД любые отношения с таможенным представителем – это и есть зачатки аутсорсинга. Но в чём же отличие?

Таможенный представитель в рамках основного понимания его функций занимается для Вашей организации только лишь таможенным оформлением (подача декларации в таможенные органы), тогда как компания, взявшая на себя аутсорсинговые функции, полностью освобождает Вашу деятельность от экспортно-импортных операций. Это достаточно молодой вид услуг на российском рынке: сервис аутсорсеров заключается в оказании поддержки и помощи компаниям, взаимодействующим с экономикой зарубежных стран.

При этом чаще всего оформляются контракты двух типов: договор услуг или агентский договор. Если в первом случае заключение внешнеторгового контракта ложится на заказчика (Вашу фирму), то во втором сам аутсорсер выступает в роли импортёра. Разница в том, что многоразовые обращения в таможню одного и того же импортёра упрощают и убыстряют саму процедуру проверки необходимых документов.

Основные задачи, которые решает аутсорсинг:

1. Изучение рынка, поиск поставщиков (покупателей), ведение переговоров.
2. Подготовка и заключение контракта.
3. Контроль за производством товара у поставщика.
4. Проведение валютных операций (оплата товара). Валютный контроль.
5. Организация международной перевозки товаров, страхование груза.
6. Оформление разрешительной документации.
7. Сбор документов для таможенного декларирования. Оформление груза на таможне.
8. Взаимодействие с таможенными и налоговыми органами.
9. Бухгалтерский учёт и отчётность.

Главные преимущества аутсорсинга ВЭД:

— квалифицированная организация экспортно-импортных операций;

— юридическое сопровождение ВЭД;

— экономия денежных средств;

— рациональное использование рабочего времени (возможность максимальной концентрации на основной деятельности);

— нет необходимости открывать валютный счет;

— нет взаимодействия с госорганами;

— сокращение рисков, связанных с ВЭД.

Как правило, аутсорсинговые компании в сфере ВЭД имеют большой опыт во внешнеторговых взаимоотношениях. В штате такой организации имеются квалифицированный персонал в области таможенного дела, закупок, юридическая служба, логисты. Клиент аутсорсинговой компании практически не несёт никаких рисков, ему не нужно тратить время на общение и согласование всех деталей с поставщиком. Услуги по таможенному оформлению, сертификации и доставке может также оказывать аутсорсер. Высвободившееся же время можно использовать для развития своего бизнеса. Используя профессиональный сервис международных закупок и аутсорсинга продаж, компании выходят на иной уровень развития бизнеса.

Одним из главных преимуществ аутсорсинга ВЭД является существенная экономия ресурсов: денежных, человеческих, временных. Наличие такой схемы работы освобождает Вас от многих расходов, включая нахождение в штате специалистов по таможенному оформлению, менеджеров по логистике, оплату программного обеспечения, оформления электронно-цифровой подписи, содержание офисных помещений. Привлечение сторонних грамотных специалистов гарантирует сокращение различных финансовых издержек и многих расходов (в т.ч. штрафов), часто вызванных неточностями (например, в калькуляции таможенных платежей при оформлении декларации).

Учитывая то, что аутсорсинговые компании имеют немалый опыт по ведению переговоров, у Вашей компании отпадёт необходимости тратить время на достаточно трудоёмкий процесс поиска поставщиков и переговоры с ним. Аутсорсеры используют годами наработанные схемы, применяют универсальные подходы к решению задач ВЭД, вследствие чего скорость реализации экспортного или импортного проекта возрастает при условии минимизации потерь. Немаловажное значение имеет и география партнёрства. Тактика ведения переговоров с западными коллегами кардинально отличается от восточных стран. Обладая опытом ведения переговоров с представителями разных стран, аутсорсер поможет Вам прийти к взаимовыгодным условиям с заграничными партнёрами.

На первый взгляд нет ничего удобнее: Ваша организация занимается только непосредственной деятельностью, тогда как внешние аутсорсеры заключают контракты, организуют перевозку и таможенное оформление. Вы получаете растаможенный товар и используете его по своему назначению без дополнительной волокиты. Наличие такой схемы работы освобождает Вас от многих расходов, исключается трата времени на взаимодействие с государственными органами по вопросам, связанным с ВЭД.

Но рассмотрим теперь некоторые нюансы и возможные ошибки участников ВЭД, которые обращаются за помощью к аутсорсинговым компаниям.

Обладая профессиональными специалистами, аутсорсер вправе выступать от Вашего лица на переговорах о поставках товара. В конце концов, при агентской схеме именно он будет непосредственно взаимодействовать с иностранным партнером. Тем не менее, полезно и даже нужно включать в делегацию своих сотрудников. Если вовлечённая компания сама пригласит Вас на переговоры, в которых Вы будете принимать участие как контролирующее лицо, то это только подтвердит профессионализм партнёра.

Перед тем, как приступить к оформлению договорных отношений с аутсорсинговой компанией, стоит тщательно просчитать все издержки и риски, желательно, на основании чёткого бизнес-плана. Имеется смысл обращаться к аутсорсерам исключительно в том случае, когда стоимость их услуг оказывается ниже всех издержек, связанных с самостоятельным ведением ВЭД. Как правило, более выгодно обращаться к аутсорсинговым компаниям небольшим организациям или тем, у кого импортные закупки или экспортные продажи носят периодичный характер.

Грамотно составленный договор с аутсорсинговой компанией должен содержать как можно более подробный перечень выполняемых работ: в противном случае Вы можете оказаться в ситуации, когда часть работы выполнена, а другая – нет. И ответственность за невыполнение ляжет на Вашу организацию.

Также в договоре с аутсорсинговой компанией следует обязательно прописать моменты, связанные с защитой информации. Насколько тщательно защищено программное обеспечение аутсорсера? Какие гарантии от разглашения конфиденциальной информации? Для некоторых компаний соблюдение коммерческой тайны имеет немаловажное значение.

Минимальная себестоимость товара и максимально быстрый оборот капитала — это основные составляющие выгодного контракта. Составляя договор с аутсорсером, следует внести пункт о предоставлении всей отчетности по сделке, чтобы быть в курсе ценовой политики и оборота финансовых средств: за сделку отвечает аутсорсер, но платит Ваша организация.

Также необходимо учесть то, что при использовании аутсорсинговых компаний снижается личный опыт в сфере ВЭД, и порой при обращении к недобросовестным организациям Вы будете оплачивать дополнительные совершенно ненужные Вашей компании услуги. Я бы рекомендовала участнику ВЭД не полагаться целиком и полностью на аутсорсинговую организацию, а обеспечивать непрерывный контроль за выполнением работы и быть хотя бы немного «в теме».

Ещё одним недостатком аутсорсинга ВЭД является отсутствие контактов с поставщиками. А ведь нередки случаи, когда именно тесное партнёрство и взаимодействие помогают получить более выгодные условия контракта или скидки. В этом случае Вам следует решить, стоит ли Вашему бизнесу полностью отказываться от взаимодействия с контрагентами. Согласно статистике наиболее часто компании обращаются к аутсорсерам для организации поставок из Китая. Но т.н. «гуанси» (=связей), столь необходимых для жителей Востока, никто не отменял. Менталитет восточного человека построен таким образом, что получение прибыли не является первоочередной задачей бизнеса, поэтому, как правило, наиболее взаимовыгодное сотрудничество достигается именно благодаря тесным контактам, личным встречам и переговорам.

И последний недостаток аутсорсинга ВЭД – это опасность зависимости Вашего бизнес-процесса от деятельности аутсорсинговой компании. Думаю, стоит заранее решить, готовы ли Вы полностью довериться аутсорсеру, и имеется ли у Вас «план Б» в случае разрыва договорных отношений с ним.

Помните, что при передаче на управление непрофильными функциями сторонней организации существует множество дополнительных пунктов, нюансов и следствий договорных отношений с аутсорсером ВЭД. Оформляется целый спектр услуг с учетом особенностей товарной группы, сертификатами и прочими разрешительными документами.

Отмечу также то, что выбор поставщика аутсорсинговых услуг должен производиться предельно тщательно. С целью исключения отношений с недобросовестным аутсорсером ВЭД следует проанализировать многие показатели деятельности, например, надежность, предоставляемые гарантии, стоимость услуг, отзывы других клиентов, опыт работы.

Ещё один крайне важный вопрос – это возмещение НДС при экспорте. Как Вы знаете, налог составляет 0%, но для этого необходимо подтвердить факт экспорта в налоговых органах, предоставив полный пакет документов. Содержание штата специалистов по внешнеэкономической деятельности тоже несёт собой риски, начиная с подбора квалифицированного и опытного персонала и заканчивая необходимостью обеспечения работников постоянной работой в периоды между взаимодействиями с налоговой службой. Используя схему работы с аутсорсинговой компанией, основанной на агентском договоре, Вы можете потерять выгоду от 0% ставки НДС при экспорте, статус экспортёра и возможность пользоваться льготами от Российского экспортного центра. Добросовестный поставщик услуг ВЭД обязательно обговорит с Вами возможности получения прибыли от возмещения налога, проконсультирует по теме налогообложения и предложит способы сохранения статуса экспортёра.

В целом аутсорсинг ВЭД на импорт или экспорт целесообразен в тех случаях, когда объемы и периодичность невелики, тогда смысла в отдельной службе ВЭД и логистики нет. При этом стоимость услуг привлечённых специалистов по договору оказывается доступнее и выгоднее, а бонусом станет отсутствие валютного контроля и проверки со стороны таможни. Также аутсорсинг ВЭД подходит компаниям-новичкам или тем, кто не хочет разбираться в валютном и таможенном законодательстве или не имеет возможности отвлекаться на ВЭД в ущерб основной деятельности компании.

Резюмируя вышесказанное, смею заметить, что прежде чем переходить на аутсорсинг ВЭД необходимо взвесить все «за» и «против», просчитать выгоду при использовании привлечённых специалистов как в виде материальных издержек, так и в форме человеческих и временных ресурсов, оценить собственные желание и возможность разбираться с зачастую сложными механизмами таможенного, налогового и валютного законодательства.

Автор материала — Алена Хотмирова